MODELO DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS EN ASOCIACIONES CIVILES- EMPRESAS

MANUAL INTEGRAL DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARÍA Y ARCHIVOS .-

 

CONCEPTO.- El Sistema de Archivos es la piedra angular de la actuación administrativa de la institución y que se conserva históricamente y cronológicamente para la toma de decisiones, apoyo en la tramitación y una mejor eficiencia en el cumplimiento de las funciones y objetivos del Estatuto, su Reglamento y acuerdos de Asamblea General-

OBJETIVO.- Unificar criterios a fin de que todos los consejo directivos actuales y los que vengan, sintonicen con los tiempos y deban sistematizar con métodos y técnicas para llevar a cabo el resguardo de los documentos que se generan en el desarrollo del trabajo institucional. La forma del resguardo documentario puede ser en papel,  como electrónicamente( DIGITAL)

Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.

IMPLICANCIAS NEGATIVAS EN EL MANEJO DE  UN BUEN ARCHIVO

Algunas veces, la función de archivar, queda delegado a un segundo término, no está contemplado en los objetivos, metas o en el manual de funciones del Sistema administrativo. Asimismo por falta de tiempo, los documentos se acumulan en el escritorio, en cajas o se lo llevan a casa y están en estas condiciones durante semanas, meses, años, ocasionando grandes problemas de espacio y desorden, ya que cuando el Presidente solicita un expediente para atender un requerimiento administrativo, judicial, penal, municipal, policial o demanda laboral, no lo tiene en el lugar indicado, esta  traspapelado y tratara de localizarlo en la carpeta donde guarda temporalmente los documentos en espera de ser archivados. Por lo que el objetivo de ahorro tiempo horas hombre, no se cumplirá, causando malestares institucionales.

MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN-

El Secretario de Actas y Archivos debe conocer el trámite documentario, tener criterio y uniformidad para identificar el tipo de documento a archivar- Los ítems que normalmente se maneja en la Institución son las que a continuación se indican y se recomienda insertarlos en archivadores de Palanca, con la identificación en el lomo de este.

1.       Recibida

2.       Enviada

3.       Sunarp /RR.PP. Notarias.

4.       Sunat

5.       Solicitudes de socios nuevos

6.       Control de aportes de socios- sec. De economía

7.       Plan de inversiones- presupuestos

8.       Proyectos y oficios secretaria cultura

9.       Estatuto – Reglamentos

10.   Contratos

11.   Municipalidad de los Olivos

12.   Documentación de ingresos y egresos – sec. De economía

13.   Indeci –Defensa Civil.

14.   Declaratoria de fabrica

15.   Expedientes de Juicios -Poder Judicial- Fiscalía- Policial – Laboral

16. Actas de procesos electorales.

DESCRIPCIÓN DE CADA ITEM

• Correspondencia recibida - como su nombre lo indica es la recibida de organizaciones externas, como cartas, oficios, notificaciones, solicitudes e informes.
• Correspondencia enviada -  es aquella que se remite a individuos u organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una fotocopia del original, para el seguimiento del documento.
• SUNARP- Registros Públicos- Notaria- Archivar las copias literal de vigencia de poder del consejo directivo, modificaciones de estatutos, de la propiedad- cambios de personas en los consejos directivos- etc.
• SUNAT- Archivar toda información de esta dependencia, PDT, declaración jurada ficha RUC, etc.
• SOCIOS NUEVOS—archivar sus solicitudes, copias de documentos anexos. Al reverso de la solicitud debe estar la firma del presidente por la aprobación de su ingreso, realizado en asamblea del consejo directivo.
• APORTES SOCIOS- archivar los cuadros reportes control de aportaciones cuotas administrativas mensuales de los socios en forma individual y en forma cronológica- Previamente se debe alimentar la información en el archivo Excel- según los recibos de cobranza que maneja el secretario de economía-
• El legajo de personal es un instrumento fundamental de la gestión de personal que le permite a la organización conocer las características y perfil de sus trabajadores a los efectos de establecer políticas de personal, tomar decisiones, definir criterios para el ascenso y movilidad, evaluación y calificaciones, capacitación, desvinculación laboral y aspectos sociales.

Es un documento de carácter oficial y estrictamente confidencial donde se registran los datos personales y familiares y la trayectoria laboral a partir del ingreso a la organización. Los legajos de personal se llevan de forma manual.

Si bien algunas empresas cuentan con sistemas informatizados, deben complementar con una carpeta de legajo donde archiven la documentación que los respalde. Este instrumento siempre debe estar actualizado cronológicamente, a fin de, responder de manera oportuna a las necesidades de la organización.

Por orden alfabético, se recomienda este tipo de archivo, por la simplicidad y efectividad del manejo y sobre todo que puede ser práctico su ubicación, en el transcurrir del tiempo.

Es conveniente que los expedientes tengan un determinado grosor, cuando alguno de ellos contenga demasiados documentos es necesario elaborar un legajo adicional, para evitar que se maltraten. El legajo es una de las partes muy importante en la Empresa, especialmente en el área de Recursos Humanos.

El nombre completo de una persona consta de nombre (s) y apellidos paterno y materno. Al archivar un documento relacionado con una persona, se toma en cuenta lo siguiente: Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por último el nombre (s) – Debiendo de clasificarse por categoría laboral – Funcionarios, Empleados, Obreros, Practicantes Pre profesionales, - Formación Laboral Juvenil, Aprendiz Senati – Etc.-

En cuanto al personal retirado o cesado, la metodología del archivo estará en el orden alfabético, no interesando la categoría laboral.- Se recomienda tener dos archivos para la conservación de los files. Conservar por lo menos los dos últimos años en el área de trabajo y los más antiguos en el Archivo Central, a fin de descongestionar el volumen que implica falta de espacio.

Por razones de tiempo que demanda la acción de archivar documentos en los files personales, la documentación que se emite masivamente debe guardarse en un ARCHIVADOR DE PALANCA, independiente al file personal, insertando al inicio, una lista del personal en orden alfabética y el tiempo de la vigencia del documento-

SISTEMA POR ASUNTOS O TEMÁTICO.-

Para archivar los documentos ajenos al FILE PERSONAL, en forma lógica, se debe considerar la secuencia alfabética de acuerdo a los temas e importancia que se maneja en el Área de Trabajo. Por lo tanto, el  método más usual y práctico es el alfabético temático. No representa dificultad para archivar y se emplean las respectivas guías alfabéticas.  Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y no por su número.

CONTROL Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LOS ARCHIVOS.-

Se debe llevar un registro sistematizado de documentos y/o  expedientes, para llevar un control exacto de ellos, indicando la fecha de envió al Archivo Central así como del tiempo de vigencia del documento.

Es necesario conocer algunos elementos administrativos del área, que nos ayudarán a localizarlos con mayor rapidez y también a decidir su ubicación y  destrucción al término de uso legal. Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer diversas formas para archivar, las mismas que ayudarán a elegir bajo qué designación se archivarán los documentos, controlar la entrada y salida de expedientes/documentos  y determinar cuando un documento ha llegado a su término legal.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS.- 

El sistema único de archivos, debe determinar la importancia de un documento y transferirlo al archivo muerto o inactivo, para este tipo de archivo, se usan cajas codificadas  de cartón. Generalmente, estas cajas se colocan en estantes, cada caja debe contener sus respectivas guías y, por fuera, las etiquetas que indican lo que contiene, por si es necesaria,  su localización posterior. La transferencia y mantenimiento del tiempo de existencia de un documento,  es importante ya que proporciona espacio para expedientes nuevos.

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA EL ARCHIVO

Los consejos más prácticos para el archivo son: No deje para otro día lo que deba archivar, sino que procure hacerlo diariamente a una hora determinada. Use carpetas de colores detrás de las guías.

Archive siempre detrás de las guías. Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene; si está escrito a máquina, protéjalo con cinta o mica. No utilice nunca sujetadores (clips).

Evite la acumulación de expedientes en una gaveta, pues los documentos se maltratan.

Archive en la última gaveta los expedientes que no se consulten con regularidad. Deje espacio especial para los expedientes confidenciales; de preferencia colóqueles en una gaveta cerrada con llave. No abra más de una gaveta al mismo tiempo y evite accidentes.

Se recomienda tener en la Oficina de trabajo, los archivos de documentos de los diferentes ítems cotidianos,  del día a día, en archivadores de palanca, solo del año en curso. Los años anteriores deben pasar a la custodia del Archivo Central.-

 Justo Ponte Cruz - 

CONSULTOR EN RECURSOS HUMANOS

ASESOR EN TEMAS MUNICIPALES

EMPRESAS INDUSTRIALES

944491989